Factoring

Eficaz herramienta para la administración, control de operaciones y procesos de Factoring.

Nuestro Sistema de Gestión de empresas de Factoring, junto a nuestro sistema de Contabilidad y Gestión, se ha convertido en una eficaz herramienta para la administración y control de las operaciones y procesos de seguimiento involucrados en la operación de un Factoring.

Este sistema de gestión, permite implementar una operación descentralizada, ofreciéndole a los ejecutivos la tarea de definir las líneas de crédito y administrar las operaciones en sus distintas etapas hasta la cesión del préstamo, y a las unidades administrativas, las funciones de control, cobranza, contabilización automática de los procesos y en general la totalidad de las actividades relacionados a la administración del crédito.

Sistema de gestión de Empresas de Factoring

El mercado de las operaciones de Factoring, se ha desarrollado ampliamente este último tiempo, transformándose en un excelente medio de financiación a corto plazo, para pequeñas y medianas empresas. Este tipo de negocio implica una compleja actividad de análisis de clientes y deudores además de un estricto control de servicios de naturaleza contable, administrativa, financiera y de garantías.

La solución propuesta ha sido desarrollada con el fin de apoyar esta actividad, optimizar los tiempos y costos de operación en un ambiente interactivo y seguro, permitiendo obtener información en línea para la toma de decisiones.

Procesos Comerciales

Control de líneas de crédito: Este módulo permite registrar montos e instrumentos autorizados para cada línea de crédito, complementario a esto permite mantener actualizada la información financiera de los clientes. A modo de resumen los temas que se controlan son:

  • Montos autorizados, spreads, vigencia, etc.
  • A nivel de instrumentos, se definen % de anticipo, plazos, montos máximos, y comisiones.
  • Definiciones generales tales como condición de entrega de fondos, emisión de pagarés etc.
  • Identificador de deudores (opcional) con montos máximos de endeudamiento.
  • Identificación del cliente y sus apoderados (escrituras, notarías..)
  • Estado situación del cliente
  • Informes comerciales
  • Estado de avance en el proceso de aprobación de la línea, observaciones recomendaciones y otros.

Si la línea se encuentra aprobada, se dispone de consulta de montos aprobados, utilizados y disponibles.

La línea, una vez ingresada pasará a aprobación antes de quedar habilitada para recibir operaciones.

Ingreso de cartas guía. Una vez aprobada la línea, es posible ingresar las cartas guía, los documentos se van chequeando contra los límites definidos en la línea. Se calculan dinámicamente los valores presente los gastos, comisiones monto a girar etc. a medida que se ingresan los documentos, es posible usar lector de cheques.

A medida que se ingresan los documentos se pueden crear los registros de deudores, razón social, dirección, fechas y lugares de pago, contactos etc. Las cartas guías pasan por procesos de revisión, aprobación y de curse, se emite documento de Liquidación de operación.

Accesos y Atribuciones

Acceso a la información: Con el fin de evitar que cualquier ejecutivo vea todas las carteras, se ha habilitado opción para definir a cada usuario qué carteras de ejecutivos podrá consultar.

Jefes de Grupo: Cada ejecutivo tiene un jefe de grupo asignado.

Ingreso de Carta Guía: o Validación de Facturas en Línea en el SII, muestra con colores los estados tales como, documento cedido, documento con reparos, con notas de crédito etc.

Consulta de imagen de la factura a partir del DTE

Consulta en línea de detalle de movimientos en el SII asociados a cada factura

Posibilidad de adjuntar imágenes adicionales a cada documento al ingreso de la carta guía

Procesos de aprobación y V°B°: Define perfiles y criterios de aprobación, entregándole a los aprobadores la información en línea del estatus del cliente y de los deudores

Imagen correspondiente al panel de ingreso de operaciones donde se ingresa el detalle de cada documento, se despliega toda la información relativa al cliente, líneas de crédito, histórico, deudores, etc.

Emisión de Contratos y Facturación de Comisiones

Los formatos pueden ser definidos por el usuario, el sistema cuando corresponda, generará los contratos intercalando automáticamente la información variable desde las operaciones. Se dispone de distintos formatos según sean las condiciones de la operación.

Control de seguimiento diario. A través de este módulo se controla la recepción y revisión de la documentación, firmas, etc. de las operaciones diarias.

El sistema rescata las operaciones cuyas comisiones no se han facturado para un cliente y/o un período determinado, emitiendo la factura y la contabilización correspondiente.

Control de Garantías

Se mantiene detalle de documentos en garantía por cliente. Depósito de documentos.

Existe un completo módulo de control de vencimientos de cheques que permitirá la emisión selectiva de depósitos, por bancos, plazas, etc. Genera el documento de depósito y emite la contabilización respectiva.

Módulo de Cobranzas

  • Ingreso de información en un módulo único, en el cual se puede filtrar por cobrador/deudor
  • Confirmación de estados de cobranza, permite ingresar fechas de pago o próximos llamados.
  • Control de actividades pendientes. Se despliegan las actividades ya programadas, a éstos documentos se les actualizará el estado o se definirán futuras actividades.
  • Pagos de documentos. Se emitirá hoja de ruta para documentos con fecha de pago asignada.
  • Control de carteras de cobradores. Resumen de carteras vigentes y morosas por cobrador.
  • Cartera. Análisis detallado del estado de la cartera de un cobrador.
  • Avisos de vencimientos, por tipo de documentos y según tramos de fechas a definir por el usuario.
  • Estados de cobranza codificados, permitiendo incorporar nuevos estados.
  • Control de documentos protestados.
  • Almacena entre otros las causales de protestos.
  • Control de documentos en cobranza pre-judicial, judicial, castigados. Y otras situaciones tales como documentos cancelados directamente al cliente o con notas de crédito.
  • Control de abonos parciales.
  • Registra históricamente la evolución del instrumento.
  • Control de prórrogas y sus gastos asociados. El sistema calcula los intereses y gastos, además lleva un control independiente del pago de éstos.

Informes y Consultas

  • Depósito de documentos
  • Resumen depósito
  • Factura comisiones
  • Carta Guía
  • Nómina de documentos cedidos
  • Liquidación de operación
  • Nómina de documentos cedidos
  • Carta aviso de cesión
  • Informe operaciones cursadas por período
  • Informe control de garantías
  • Comprobante documentos cancelados
  • Aviso de vencimiento
  • Informe de vencimientos
  • Consulta líneas de crédito
  • Consulta de vencimientos por período
  • Flujo de vencimientos
  • Informe operaciones cursadas
  • Informe operaciones vigentes
  • Informe de documentos vigentes
  • Informe de documentos protestados
  • Informe de documentos prorrogados
  • Informe de documentos cancelados
  • Informe de documentos morosos
  • Informe de documentos en cobranza
  • Liquidación de excedentes normal
  • Liquidación de excedentes con atrasos
  • Documentos por cobrar vigentes - detalle
  • Documentos por cobrar vigentes - resumen
  • Consulta cobranza individual
  • Informe control de gastos prórroga
  • Comprobante documentos abonados
  • Informe documentos abonados parcialmente
  • Muestras de contratos

Informes y Consultas

Informe diario de la situación de la cartera y los ingresos. Despliega la siguiente información para un mes solicitado:

  • Día
  • Colocación promedio
  • Diferencia de precio no devengada
  • Colocación neta
  • Colocación morosa
  • Cartera vigente
  • Dvengo del día
  • Interés mora
  • Devengos por pagos anticipados
  • Comisiones
  • Gastos netos cobrados
  • Otros ingresos
  • Total ingresos
  • Cantidad de operaciones del día

Verificación de Documentos y Consulta Equifax

  • Información del estado del documento ante el SII, visualización de documentos e historial actualizado.
  • Visualización independiente de estado de documentos de la operación.
  • Posibilidad de adjuntar imágenes o documentos en la operación

Información Equifax

Proceso de consulta en línea que además almacena la imagen y la fecha-hora de consulta en el sistema. Esto permite definir criterios para evitar consultas recurrentes en un determinado período

Informes de Cartera Consolidada

  • Despliega información del estado actualizado del documento en el SII, permite consultar imágenes y detalle de movimientos.
  • Filtros según estado del documento ante el SII. (Cedido, acuse de recibo, reclamos, anulaciones notas de crédito…)
  • Revisión diaria de cartera Sii: Proceso que chequea la cartera completa, enviando diariamente un reporte completo sobre eventos en los diferentes documentos.
  • Filtros según estado de cobranza informado por el cobrador (Cancelado al cliente, cobranza delegada, contabilizado, diferencia comercial, etc)
  • Inclusión / exclusión de documentos vendidos a fondos de inversión

En la imagen se detalla la cartera y en destacado los documentos cedidos fondos de inversión

Manejo de Carteras en Fondos de Inversión

  • Proceso de selección o de captura vía planillas de documentos para ser cedidos a Fondos de Inversión. Este proceso hace la cesión en el SII y marca las carteras cedidas y genera las contabilizaciones correspondientes.
  • En caso de cesiones efectuadas por otras vías, el sistema permite tomar planillas con los documentos cedidos, actualizar las carteras y generar la contabilización.
  • Informes de carteras cedidas por Fondo.
  • Opcionalmente los documentos cedidos están sujetos al proceso de Cobranza.
  • Permite recibir pagos de los deudores, en cuyo caso genera la contabilización, libera los excedentes y crea las cuentas por pagar al Fondo.
  • Recepción de información de pagos desde los Fondos de Inversión, libera los excedentes a los clientes y ejecuta las contabilizaciones correspondientes.

Control de Metas por Ejecutivo y Gestión Comercial

  • Proceso de ingreso de metas de colocación y de clientes nuevos por ejecutivo-mes
  • Reporte comparativo por ejecutivo de la meta y la colocación real y detalle de los clientes nuevos
  • Informe de gestión comercial. Presenta por ejecutivo información tal como: Total ingresos, stock colocaciones, cobranza judicial/pre-judicial etc.
  • Asignación a un ejecutivo de una gestión comercial a un cliente nuevo o uno ya existente en el sistema que no haya operado desde cierta fecha.
  • Proceso para que el ejecutivo acceda a las gestiones encomendadas, pueda indicarle al sistema la gestión realizada (codificada y comentada) y la fecha de una próxima gestión. También puede consultar las gestiones ya realizadas anteriormente.
  • Aviso de gestiones pendientes.
  • Permite a los administradores controlar las gestiones realizadas y pendientes por ejecutivo.

En la imagen se detalla la cartera y en destacado los documentos cedidos fondos de inversión

Provisiones

Se definen los Índices de Provisión, Cartera Contingente (Cartera Judicial) y Cartera Normal.

Clasificación de cartera contingente. Para un período por:

  • Estado de cartera
  • Ejecutivo
  • Cliente
  • Monto
  • Clasificación
  • Observaciones

Plataforma web de Consultas Cliente

Esta aplicación está orientada a satisfacer los requerimientos de información de los clientes, De esta forma se minimizan los llamados a los ejecutivos comerciales ahorros de recursos.

Esta herramienta permite que los ejecutivos puedan, a través de la Web, acceder a la información actualizada de sus clientes desde cualquier sitio.

Esta página ha sido desarrollada desarrolladas bajo altos estándares de seguridad, se utilizarán sólo procedimientos almacenados para acceso a la información del servidor WEB, logrando así impedir visitas no deseadas.

La aplicación provee un completo proceso de usuarios (ejecutivos, supervisores) asignación y mantención de claves para los clientes.

Consultas Web
  • Documentos vigentes
  • Documentos morosos
  • Documentos cancelados
  • Excedentes liberados a la fecha (opcional)
  • Informe de operaciones cursadas.
  • Ingreso de nóminas de documentos por parte del cliente, las que serán incorporadas en forma automática al Sistema Factoring.

Es necesario un sistema de contabilidad adicional compatible?

El sistema de Factoring Prosystem incluye, dentro de la solución un completo sistema de contabilidad a disposición de los clientes en conjunto con el sistema. Esta complementación permite mantener en línea la información de ambos sistemas mediante un módulo auditor que detecta cualquier diferencia entre la información del factoring con la contabilidad.
La aplicación se complementa con cualquier sistema contable mediante la emisión de informes para la centralización.

El sistema se aloja en un servidor local o en la nube?

Existen las dos posibilidades, si bien es una aplicación de escritorio (no web), las bases de datos pueden instalarse en un servidores locales o virtuales, lo que permite una mayor flexibilidad operativa para los usuarios. Ambas opciones ofrecen diferentes ventajas y limitantes.

Cuales son los planes de suscripción para la solución de Factoring?

Dependiendo del tamaño de su empresa Prosystem ofrece una suscripción con un valor mensual acorde al volumen de las colocaciones. Esto incluye soporte e instalaciones. Los desarrollos personalizados y las migraciones tienen un valor a definir según el tiempo de desarrollo.

Cuántos usuarios puede tener el sistema? El precio de arriendo tiene relación con la cantidad de usuarios?

El sistema de factoring Prosystem no tiene límite de usuarios y el precio del mismo se fija al momento del contrato sin relación a la cantidad de usuarios actuales y potenciales.

Pueden mis clientes ceder facturas a través de este sistema?

El sistema web de consulta clientes contempla una funcionalidad para la carga, cotización y cesión de documentos electrónicos; lo que permite una mayor automatización y agilidad en la gestión comercial. La aplicación de cesión permite un alto grado de adaptabilidad según el modelo de negocio.

Puedo solicitar desarrollos adicionales medida?

Existe la posibilidad de desarrollos adicionales específicos para cada cliente los cuales se cotizan en función a la cantidad de horas de trabajo que se contemplen para estos efectos.